AI - 007 | 자동화 업무 루틴 만들기 – 회의록 요약 시스템을 ChatGPT와 Notion으로 구현하는 방법

1. 왜 회의록 요약 자동화가 필요한가 – 시간 낭비를 줄이는 핵심 루틴

  업무 중 가장 비효율적인 시간이 언제냐고 물으면, 많은 사람들이 '회의 후 정리하는 시간'을 꼽는다. 회의가 끝나도 요약과 공유, 기록 정리가 늦어지면 정보 누락, 소통 오류, 책임 회피 등 다양한 문제가 발생하기 때문이다. 이 문제는 단순히 ‘게으름’의 문제가 아니라, 시간 대비 가치가 낮은 반복 작업이 너무 많기 때문이다. 그렇기 때문에 이 부분을 ChatGPT로 자동화하면 업무 피로도는 줄이고, 실질적인 정보 전달력은 크게 올라간다. 특히 Notion과 연동하여 회의록이 자동으로 요약되고 정리된다면, 팀원 전체의 생산성이 올라갈 수밖에 없을 것이다.

 

2. 회의록 자동화 기본 구조 – Notion x ChatGPT 요약 흐름 이해하기

  회의록 자동화 시스템은 크게 3단계로 구성된다:

1. 회의 내용 입력 – Notion에 회의록을 복사·붙여 넣기
2. 자동 트리거 발동 – Make 또는 Zapier가 해당 입력을 감지
3. GPT 요약 요청 및 저장 – ChatGPT가 내용을 요약하고, 그 결과를 Notion에 자동 입력

  예를 들어, 다음과 같은 프롬프트를 GPT에게 보내는 구조가 가장 기본적이다. "다음 내용을 다섯 줄 이내로 요약해 줘. 핵심 내용만 간결하고 명확하게 써 줘. 내용: [회의록 내용]" 이때 요약된 텍스트는 Notion의 ‘요약’ 칼럼에 자동으로 들어가게 된다.
  즉, 한 번 회의록을 넣기만 하면 요약이 완성된 상태로 다른 팀원과 공유할 수 있는 구조가 되는 것이다.
이는 개인 업무 효율화뿐 아니라, 팀 전체의 협업 속도도 극적으로 향상한다.

 

3. 실전 워크플로우 예시 – 회의록 요약 자동화 템플릿 구성하기

 1. Notion 세팅

• 데이터베이스 이름: 회의록 관리
• 필드 구성: 날짜 / 참석자 / 회의 내용 (텍스트) / 요약 (텍스트)

 2. Make.com 시나리오 구성

• Trigger: Notion > New Database Item or Updated Item
• Action 1: Text Parser (필요시 회의 내용 클렌징)
• Action 2: OpenAI > ChatGPT 요청
  • 프롬프트: "다음 회의 내용을 5줄로 요약해 줘. 불필요한 말은 빼고 핵심만 뽑아줘. 내용: {{회의 내용}}"
• Action 3: Notion > Update Database Item (요약 필드에 결과 저장)

  이 시나리오는 한 번만 만들어 놓으면 회의가 끝나는 즉시 자동 요약본이 팀에게 전달되는 구조가 된다. 회의가 많은 회사, 실무 중심 팀에서는 특히 이 루틴의 체감 효과가 아주 크다. 게다가 매번 다른 사람이 회의록을 정리할 필요가 없으니 업무 공정성도 확보된다.

 

4. 실행력 높이기 위한 팁 – 정확도 높이는 프롬프트와 템플릿 관리법

  자동화의 핵심은 ‘한 번 설정하면 믿고 맡길 수 있어야 한다’는 점이다. 이를 위해선 다음과 같은 세부 최적화 전략이 필요하다.

• 프롬프트에 구체적인 지시어 포함
  예: “의사결정 사항은 반드시 요약에 포함해 줘.”, “날짜, 인물 언급은 포함하지 마.”
• 긴 회의록은 자동 분할 처리 → 4,000 토큰 제한 내로 조정
• 회의록 저장 템플릿 공유 → 팀원이 공통 포맷으로 작성할 수 있도록 구조 통일

  또한 요약 결과가 완벽하지 않더라도, 기존 수작업 대비 80~90% 품질을 유지하게 된다면 충분히 유의미하다. 오히려 시간이 절약되고, 협업 피로도가 줄어들기 때문에 완벽한 자료의 작성보다는 실행 자체에 자동화 루틴의 핵심 철학이 담겨있는 것이다.