AI - 008 | ChatGPT로 일정 & 할 일 자동화하기 – Notion으로 만드는 스마트 투 두 루틴

1. 왜 일정/할 일 자동화가 필요한가 – 뇌를 대신하는 AI 보조 루틴

  사람의 뇌는 창의적 사고에는 강하지만, 반복되는 업무를 기억하고 관리하는 것에는 상대적으로 취약하다. 우리는 종종 해야 할 일을 잊거나, 우선순위를 잘못 설정해 중요한 일보다 사소한 일에 시간을 소모하곤 한다. 이 문제를 해결하기 위한 가장 효과적인 방법은 ‘외부 두뇌’를 갖는 것이다. 즉, ChatGPT와 Notion을 연동한 AI 보조 루틴이 바로 그것이다. 이 시스템은 사용자가 해야 할 일, 일정, 기한 등을 Notion에 입력하면 ChatGPT가 자동으로 우선순위를 설정하고, 핵심만 요약해 주며, 알림 설정까지 도와주는 스마트한 자동화 구조를 만들어준다.

 

2. Notion 기반 일정 관리 시스템 설계 – ChatGPT가 도와주는 우선순위 정리

  자동화 일정 관리를 시작하려면, 먼저 Notion에서 기본 구조를 세팅해야 한다. 예를 들어, 아래와 같은 필드를 포함하는 ‘할 일 관리용 데이터베이스’를 만든다.

• 할 일(Task)
• 마감일(Deadline)
• 중요도(Priority)
• 상태(Status)
• 자동 요약(ChatGPT Output)

이 구조를 기반으로, 사용자가 ‘할 일’을 입력하면
→ Make 시나리오가 작동
→ ChatGPT에 아래와 같은 프롬프트가 전달됨:

"다음 할 일을 마감일과 중요도 기준으로 정렬해서 요약해 줘. 꼭 먼저 해야 할 일 3가지만 강조해서 알려줘. 내용: {{할 일 리스트}}"

 

  이렇게 하면 ChatGPT는 매일 혹은 주기적으로 자동 정리된 일정 목록을 Notion 안에 업데이트해 준다. 사용자는 더 이상 엑셀에 일일이 입력하거나 머리로 기억할 필요가 없다. 업무의 우선순위가 명확해지고, 실질적으로 집중할 수 있는 구조가 만들어지는 것이다.

 

3. 실제 자동화 워크플로우 예시 – 스마트 투두 리스트 만들기

  이제 실제로 자동화 흐름을 만들어보자. Make.com을 기준으로 구성된 예시 흐름은 아래와 같다:

 

 1) 시나리오 구조

1. Trigger: Notion > New or Updated Item in Database
2. Router: 날짜 기준 필터링 (오늘 할 일, 이번 주 할 일)
3. Action: OpenAI (GPT-4 or GPT-3.5-turbo)
   • 프롬프트:
     "다음 할 일을 중요도와 마감일 기준으로 정리하고, 가장 시급한 일 3가지를 맨 위에 정리해 줘. 출력은 Markdown 형식으로 요약해 줘."
4. Action: Notion > Update Item (자동 요약 필드에 GPT 결과 저장)

2) 결과 예시 (GPT 요약 텍스트)

**오늘 꼭 해야 할 일 TOP 3**   1. 클라이언트 회의 자료 정리 (마감: 오늘, 중요도: 높음)   2. 블로그 초안 작성 (마감: 내일, 중요도: 중간)   3. 마케팅 분석 리포트 검토 (마감: 이번 주, 중요도: 높음) 전체 할 일 리스트는 Notion에 저장되어 있습니다.

  이런 방식으로 매일 아침 자동 정리된 '오늘의 우선순위'를 확인할 수 있다. 이는 단순한 일정 관리가 아니라, 생산성 루틴의 자동화다. 뇌가 해야 할 결정을 AI가 대신해 주는 셈이다.

 

4. 생산성을 극대화하는 팁 – 리마인더, 반복 일정, 주간 요약 자동화까지

  자동화 루틴은 단순 요약에서 끝나면 아쉽다. 아래 기능들을 함께 붙이면 훨씬 강력해진다:

• 자동 리마인더 이메일 발송: ChatGPT 요약 결과를 매일 아침 이메일로 전송 (Make에서 Gmail or Outlook 연동)
• 반복 일정 자동 생성: ‘매주 월요일마다 회의 준비’ 같은 반복 일정을 자동으로 생성해 주는 워크플로우
• 주간 보고서 생성: 금요일마다 이번 주 완료된 할 일을 GPT로 요약해 보고, 다음 주 일정 제안까지 받기

  이 모든 기능을 통해, 사용자는 더 이상 일정을 외우지 않아도 된다. ChatGPT와 Notion이 함께 ‘생산성 코치’ 역할을 하는 구조가 완성되었기 때문이다. 궁극적인 우리의 목표는 “오늘 뭘 해야 하지?”라는 고민에서 해방되는 것이다.